“Das Pflichtenheft ist die Vision von dem, was du haben willst”

Definition:

Das Pflichtenheft ist ein Dokument, das Ihre Wünsche, die Workflows und Funktionalitäten Ihres Web-Projektes auf einem nicht-technischen Level detailliert erklärt.

Wann soll ich das Pflichtenheft schreiben?

Bevor Sie Angebote einholen. Die Ausarbeitung des Pflichtenheftes ist die Methode, um die Idee an das Entwicklerteam zu kommunizieren. Das Angebot und die technische Spezifikationen des Entwicklerteams basieren direkt auf Ihrem Pflichtenheft. Niemals, absolut niemals sollten Sie die Erarbeitung des Pflichtenheftes überspringen, bevor Sie mit Technikern, Designern, etc sprechen und Angebote einholen.

Was kommt rein?

Das Pflichtenheft ist kein technisches Dokument, sondern eine Auflistung Ihrer Wünsche und enthält mindestens:

  • Übersicht
  • Ziel und Rahmen
  • Anforderungen
  • Begriffserklärung
  • Workflows mit Diagrammen
  • Gewünschte Funktionalitäten
  • Performance
  • Ladezeit
  • Nutzerzahl und Anwendungsvolumen
  • Browser Unterstützung
  • Inhaltsformate und Volumen
  • Externe Schnittstellen
  • Zielgruppenbeschreibung
  • Gestaltung
  • Sicherheit
  • Erweiterbarkeit
  • Wartung

Übersicht

Das Pflichtenheft fängt immer mit einer kurzen Übersicht an. Das Projekt soll hier so kurz wie möglich auf den Punkt gebracht werden. Generell soll die verwendete Sprache die Makrosicht wiederspiegeln und auf technische Begriffe verzichten.

Pflicht und Rahmen

Im nächsten Abschnitt des Pflichtenheftes wird das Ziel und der Rahmen der Applikation ausformuliert, um einen Eindruck zu vermitteln was Ihnen als Projektverantwortlichen wichtig ist. Hier können Sie auch auf negative Abgrenzungen eingehen und benennen, was die Applikation nicht ist und nicht sein soll.

Anforderungen

Der dritte Teil des Pflichtenheftes ist der ausführlichste. Ihre Anforderungen werden hier detailliert aufgegliedert. Wir schlagen vor, dass die Struktur dieses Teils der obigen Liste folgt. Auch wenn die Versuchung besteht, einen Teil auszulassen: Tun sie das nicht, lassen Sie nichts aus! Die aufgeführten Sektionen sehen wir als essentiell an. Sie helfen Ihnen, den gesamten Umfang Ihrer Applikation zu erfassen und richtig zu kommunizieren.

Begriffserklärung

Ambivalente und unspezifische Begriffe sollten in der Begriffserklärung eindeutig definiert werden. Hier wird normalerweise einfach eine Liste an Begriffen mit Erklärungen benutzt.

Workflows

Workflows sind Prozesse, denen die Nutzer der Applikation folgen, um ein gewünschtes Resultat zu erreichen. Es gibt zwei angenehme Wege, einen Workflow zu veranschaulichen. Grafisch durch ein Flow-Diagramm oder semantisch durch eine Userstory. Jede Userstory hat einen Protagonisten, durch dessen Augen die Nutzung der Applikation beschrieben wird. Dadurch können Abfolge, Inhalte und Funktionalitäten eines einzelnen Workflows veranschaulicht werden.

Funktionalitäten

Gewünschte Funktionen der Webapplikation, die nicht in einen komplexen mehrschrittigen Workflow passen, können in der Sektion Funktionalitäten aufgezählt und beschrieben werden. Hier eignen sich auch kurze Beschreibungen oder Userstories, um den Inhalt zu veranschaulichen. “Als Besucher der Applikation kann ich …” ist der Satz den man nutzen kann, um Funktionalitäten zu beschreiben. Zum Beispiel:

– Als Besucher der Applikation kann ich mich im Newsletter eintragen

– Als Besucher der Applikation kann ich per Klick den Support anrufen

Performanceziele

Ihre Webapplikation zeigt die gewünschten Inhalte und ermöglicht Benutzerinterkation innerhalb eines von Ihnen definierten Zeitrahmens. Diesen Zeitrahmen definieren Sie, indem Sie Performanceziele beschreiben. Wichtig hierbei ist auch, die Benutzerzahlen und das Anwendungsvolumen zu schätzen. Inhaltsformate und -volumen wirken sich auf die Performance aus und sollten ebenfalls eingeschätzt werden. Die visuelle Gestaltung und damit die grafische “Performance” wird vom Browser angezeigt. Verschiedene Browser unterstützen unterschiedliche Webtechnologien und interpretieren HTML, CSS und JavaScript auf unterschiedliche Art und Weise. Es ist also Extra-Aufwand notwendig, um eine einheitliche Darstellung Ihrer Applikation auf verschiedenen Browsern zu erreichen. Entscheiden Sie sich daher auf welchen Browsern Sie eine einheitliche Darstellung wünschen und legen Sie dies im Pflichtenheft fest. Um diese Entscheidung treffen zu können, hilft Ihnen die Information, welche Browser in Deutschland hauptsächlich genutzt werden.

Externe Schnittstellen & Datenquellen

Falls Ihre Applikation Informationen, Daten oder Funktionalitäten von anderen, bereits existierenden Webapplikationen benutzen soll, müssen diese unbedingt hier angegeben werden, da die Einarbeitung von externen Schnittstellen oft mit zusätzlichem Zeitaufwand verbunden ist und auf Machbarkeit geprüft werden muss. Zum Beispiel:

– Datenverbindung zu Ihrer Bank, wodurch Sie Ihre Kontoinformationen abrufen können

– Datenverbindung zu einer Nachrichtenseite, um die neuesten Schlagzeilen anzuzeigen

Zielgruppenbeschreibung

Eine Zielgruppenbeschreibung sollte  möglichst ausführlich erfolgen, damit die Ersteller sich auf die Merkmale der Zielgruppe einstellen können.

Gestaltung

Visuelle Gestaltungswünsche in Form von Corporate Design und anderen Vorgaben sollten hier ausformuliert werden. Beschreiben Sie Ihre Vorstellungen in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit und zielführendem Design. Führen Sie alles an, wozu Sie eine starke Meinung haben: was den Look & Feel der Applikation angeht; die Anzahl der Klicks bis zur Zielerreichung; welche Elemente immer erreichbar sein sollten; welche Elemente für Sie Priorität haben u.s.w.

Sicherheit, Erweiterbarkeit und Wartung

Die Anforderungen an Sicherheit, Erweiterbarkeit und Wartung der fertigen Applikation werden hier beschrieben. Welche Daten sollen für wen zugänglich und für wen nicht zugänglich sein? Wollen Sie Hackerangriffen vorbeugen? Planen Sie für die Zukunft mögliche Erweiterungen? Selbst vage Angaben hierzu sind hilfreich, um den Programmierern eine Information zu geben, ob mit weiteren Updates oder Releases zu rechnen ist oder nicht. Abgerundet wird das Pflichtenheft mit der Frage, ob die Applikation nach Erstellung betreut werden soll. Diese Information spielt für den Entwickler in technischer und betriebswirtschaftlicher Hinsicht eine Rolle.

Vorlage eines Pflichtenheftes als Download

Laden Sie sich ein Pflichtenheft zur handschriftlichen Bearbeitung oder eine Wordvorlage herunter, um Ihr individuelles Pflichtenheft zu erstellen. Das Passwort für den Download fragen Sie bitte hier an:

Fragen

Falls Sie Fragen zur Ausarbeitung Ihres Pflichtenheftes haben, können Sie uns jederzeit gern kontaktieren oder mehr dazu in unserem Buch „Erfolgreiches Webprojekt Management“ erfahren. Dies ist ab 06/2015 erhältlich.